６３． 営業職 と 後方支援
アンバランス
企業内の 各部署がうまく機能せずに アンバランス な 状態になってしまうことがあります。
企業には いろいろな部署があり ふたつに大きく分けるとすれば 売上直結になる 営業や製造 部署と 後方支援や 人事 総務が中心の 事務職 の部署になるでしょう。
現場 と 内勤 です。
対人 や 対企業への 折衝 をする 営業の部署では 機転が利き、言葉上手に 説得できるスキルが必要で 時には イレギュラーで 大胆な かけひき に打って出ることも効果的でしょう。
内勤 である営業事務や人事、総務 経理のお仕事では もちろん こちらにも機転やアイディアが必要ですが どちらかといえば 正確さ や 慎重さ が重要になり 例外 や 特例を作り出すことは 基本的には 許されない、困ったことに なっているのではないでしょうか？
どちらもが 重要な役割をしており きっても切れない両輪でこそ うまく機能するものですが 時に 双方の言い分が食い違ったり、 立場上の便利や メリット デメリット が食い違うと もめごと や 誤解が生まれます。
「営業さんが 外でいいかげんな口約束をしてきた」
とか
「事務部は すこしくらい 融通をきかせてくれたらいいのに」
とか
「製造部でロスや 私語が多すぎる」
とか
双方で なんとなく 相手を責めたりしてしまうことがあります。
例えば 営業職の人が プレゼン用の資料作成を 事務部署の人にお願いして 協力して 頑張って仕上げた資料でお客様にプレゼンするとして
どこかで 数字 がちがっていたり 誤字脱字があったりして 恥をかいてしまった というような場合 ミスを責めるのか 確認不足を責めるのか となります。
また 営業部や製造部が説明した内容が 資料作成側の事務部の人にうまく伝わっていなかったためや 途中経過で変更点が多くなってしまって
二度手間 三度手間 をかけても また やり直しになったりなどで
「いいかげんな 伝達をしないでください」
「まとまってから依頼してください」
となったり
どこかで誰かが書類提出を忘れて 怠って 遅れたために 納期 や 請求書 が まにあわなかったり 綺麗にそろわなかったりすることがあるでしょう。
それぞれ 立場 や 性格、考え方の基準値がちがうので バラバラに機能すれば
「この方法で、こうしたらよい」
といった順序や考え方も 最初は 違っていて当たり前なのです。
営業職で外へ出かけることが多い人が 細かい、手間のかかるお仕事などを、全部内勤メンバーに依頼してしまおうとすれば 依頼された相手が本来の仕事以外で手一杯で キャパオーバーになり、不満が出たりするでしょう。
オフィスに忘れ物をしたために、内勤の人に電話をして助けてもらおうとすれば その時、電話を受けた人は 自分のお仕事を中断して対応してくれることになります。
営業職の人が 印鑑や 書類を 1か所間違えただけで、事務部署の人のお仕事が 延々保留になってしまったりします。
逆に 内勤のメンバー全員が あまりにも杓子定規で
「私達は売上額には全然関係がないので、業績のことは全て営業職の人がしっかりしてください」
「手間がかかるので 少しのミスでも、あれば一切 うけつけません」
という、立場をとれば、営業部署の人は
「お客様との立場上の問題もあるのだから、それに売上に関係する事だから 全面的に営業職種の便宜をはかってください。営業職のテンションを下げるようなことはしないでください」
「外でいろいろあって、神経をつかっているのだから、それくらい、気を利かせて少しはフォローしてくれればよいのに」
と強硬になるかもしれません。
いつも、決まってランチに出かける人と、いつもオフィスから出られないで 昼食中にも ひっきりなしに電話がかかってくるような部署の人では 負担も違い、時々は、内勤の人にも交代でお店でゆっくりランチをしてもらえるように 配慮できなければ、ストレスがたまってしまうかもしれません。
逆に 外回りをしている人は 寒い中 昼食をとる時間もなく 走り回っているのに 内勤メンバーはオフィス内でお気楽そうだ と思っているかもしれません。
責任者を決めて その人がすべてを把握している という必要も生じてきます。
責任者は かなり オールマイティーで みんなの仕事内容や気持ちがわかっていればよいのですが、そうではない場合もあります。
もし、責任者が 口先だけや 好き嫌いの感情で 業務分担や采配をしているように見えれば
「責任者なら、えらそうにしているだけではなく、口先の采配ではなく利益を作ってください」
「しっかり 人 を見てください」
「私たちの苦労を知りもしないで、偏った見方で勝手にきめないでください」
「なんでもおしつけないでください」
と、反感をかってしまうかもしれません。口にはしなくても 心でそう思っているかもしれません。
携わる人や業務が増えるほど 統一見解 や 業務規程 というものが 複数 必要になってきます。
道徳的な指導や 理念なども 浸透させなくてはならないでしょう。
立場ごとの苦情や困っていることを心して聞く という時間をつくらなくてはなりません。
業務の交代は不可能でも、理解しあう機会も必要です。
会議の時間を設けるときは、事前に準備をして 短時間で有効な話し合いをしたいですね。
人はロボットではないので 相性や 好き嫌いや 得手不得手や ミス もあって当たり前ですがどこかで 歯車が狂ってしまうと、感情的になって収拾困難になって、疑心暗鬼 ばかりの 地獄のような人間模様になってしまうので 早めの対応が必要です。
損 とか 得 とか、または自分ばかりにしわ寄せがきて しんどくて犠牲になっているとか
人は 大人になっても 拗ねることや ひがむことや 妬むことがあります。
相手は ろくな仕事ができないくせに などと
自分の立場だけから 一方的に物事を見てしまうものです。
自信があるのはよいことですが、悪い方向に 自分が、 自分が、 となってしまえば 相手の良さも見えなくなります。
全体の調整や評価を任された場合にも 、どんなに よくできた、人の采配に長けている人にも 盲点や欠点があります。
企業内のもめごとや不満が噴出する時には 全員が 相手に完全を求めるのではなく、
自責
ととらえる必要があるでしょう。
自分が 傲慢になっていないか スキル不足ではないか
また、特に中途採用の転職組なら、以前の会社の価値観だけに しばられていないか、おしつけていないか
過去の業績や、役職だけにこだわって、すでに実質が伴わない自分になっていないか
中堅層なら 少し業績もあがり 自信がついてきたあまり 生意気になっていないか
新入社員なら まだ自分は未熟だから、面倒を見てもらって当たり前 できなくて当たり前 と甘く考えていないか
社内で 顰蹙をかっていても 誰も何も言ってくれない場合もあるかと思います。
いつも 自分から先に厳しくチェックしていたいですね。
ずるい考えや 逃げる おしつける 要領ばかり先行する
こういう姿は 管理職が 評価の必要があって 部下を見て 感じるだけではなくて 逆に部下や 新入社員のほうでも感じているかもしれません。
まさか 自分だけは 上司で年上で評価者であるから別 と 考えていても はるか年下 と 考えている後輩や 立場が下であると思われる人にまで 案外 簡単に 見透かされているものです。
子供が 親のことを よく見ているのと 同じかもしれません。
みんなが シビアな目で 人の批判ばかりをし始めたら キリ がありません。
太宰治の世界ではないですが 人の心の裏側や 隠しているつもりのこと 自分が気づいていないこと でも、案外 みんなが気付いていたりするものです。
言いたいことも何も言えない という 風土でも困ったものですが 自分だけは こんなに頑張っている とか 自分には 絶対に 非のうちどころがない 売り上げをこれだけ頑張れば 少々のわがままは許される などと主張する前に 相手の悩みや 泣き所も理解して さりげなく フォローしあえる仲間でありたいものです。
「ずいぶん ひどい会社ですね、 そんなことあるの？」
と思われるかもしれませんが 実際には もう少しましな状況 であったとしても ありがちなことでしょう。
切磋琢磨 や ライバル意識 と 非協力 や 無関心 は 別物です。
もとより 企業は ひとつの 運命共同体 です。
しなやかで 強く 優しい 運命共同体で ありたいですね。
株式会社グローバルサポート
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